編者按：如今，我們生活在科技進(jìn)步的電子郵件時(shí)代，我們每天都在寫(xiě)電子郵件！它不僅僅是相互傳遞信息的工具，更重要的是，對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)而言，電子郵件已經(jīng)具備了傳播，互動(dòng)，營(yíng)銷(xiāo)等功能。但是，我們每天在寫(xiě)作和發(fā)送郵件的時(shí)候，我們是否意識(shí)到，就像有的人說(shuō)話會(huì)導(dǎo)致誤解和反感一樣，你發(fā)出的每一封郵件也會(huì)使收到它的人產(chǎn)生愉悅或者反感的情緒，郵件也有它自己的規(guī)則和禮儀！本文就專門(mén)為您解讀您所應(yīng)該知道的“電子郵件禮儀”！

你有沒(méi)有收到過(guò)讓你完全無(wú)法理解的郵件？你有沒(méi)有收到過(guò)讓你看著就覺(jué)得完全不愿意再和這個(gè)人繼續(xù)話題的郵件？你有沒(méi)有收到過(guò)先讓你大吃一驚，而后恍然大悟的電子郵件？因?yàn)槟銦o(wú)法相信這就是發(fā)件人要跟你“談?wù)摗钡氖虑椋磕敲?，做兩件事情：第? 看看是誰(shuí)發(fā)來(lái)的。如果電子郵件給你傲慢無(wú)禮的感覺(jué)，但你知道發(fā)件人不是這樣的，別往心里去。也許這個(gè)人正趕上別特倒霉的一天；第二. 想想你自己是否也發(fā)過(guò)這樣無(wú)禮的郵件，然后仔細(xì)看看下面這篇文章。

經(jīng)驗(yàn)之談，寫(xiě)電子郵件的實(shí)用法則：

1. 寫(xiě)郵件
   ?
2. 閱讀剛剛寫(xiě)的郵件
   ?
   如果電子郵件里有不夠明確的地方，可能收件人會(huì)誤解你的意思，那就應(yīng)該：
   ?
3. 重新寫(xiě)一封電子郵件?

   寫(xiě)郵件的時(shí)候，有一些簡(jiǎn)單的應(yīng)該做和不應(yīng)該做的事，這些都有助于減少誤解。

• 根據(jù)不同的收件人來(lái)寫(xiě)郵件。如果是給新進(jìn)員工的郵件，你可以寫(xiě)的更加明確一些，通常老員工都比較明白自己在做什么。不過(guò)，給老員工們的郵件如果過(guò)于簡(jiǎn)單，也多少顯得不禮貌。
• 注意語(yǔ)法。很多單詞是有多重含義的。?
• 記住，大多數(shù)可以在口語(yǔ)中表達(dá)的情緒，在文字里是表達(dá)不出來(lái)的。譬如挖苦。
• 不要全用大寫(xiě)字母。這無(wú)異于大聲叫囂。?
• 言簡(jiǎn)意賅。不要過(guò)多的使用代名詞。應(yīng)該具體、簡(jiǎn)潔而不突兀。?
• 當(dāng)發(fā)送電子郵件時(shí)，確認(rèn)你僅僅是發(fā)送給適當(dāng)?shù)氖占嘶蛘呤占〗M。
• 一開(kāi)始就予以問(wèn)候。這比從郵件正文再開(kāi)始問(wèn)候要禮貌的多。?
• 電子郵件的主題不應(yīng)空缺。主題的存在是有道理的。如果是回復(fù)別人的郵件，并且談?wù)摰闹黝}有變化，在主題欄寫(xiě)明，以反映新的話題。
• 通常別人“了解”或評(píng)估你的唯一途徑就是你寫(xiě)的電子郵件，所以要確保拼寫(xiě)正確。檢查文檔，并使用正確的語(yǔ)法。草草寫(xiě)的電子郵件會(huì)破壞你在收件人那里建立的信譽(yù)。?
• 有多少次你按錯(cuò)鍵，將一封尚不完整或者還沒(méi)校對(duì)好的電子郵件發(fā)了出去？為避免這種情況，在完成電子郵件前，不要填寫(xiě)“收件人”這欄。沒(méi)有具體的收件人名字，即使你不小心點(diǎn)擊“發(fā)送”，郵件也不會(huì)飛出去的！

  我永遠(yuǎn)也忘不了，我們辦公室某個(gè)品牌銷(xiāo)售人員曾今給整個(gè)管理層發(fā)送淫穢笑話的郵件，因?yàn)樗恍⌒狞c(diǎn)到了錯(cuò)誤的電子郵件收件組。?

回復(fù)電子郵件時(shí)，應(yīng)做到：?

1. 如果你要回復(fù)的這封電子郵件原意不明確，不要自以為了解發(fā)件人的需求。打電話給他們，確保你知道他們?cè)趩?wèn)什么。
2. 如果你不能對(duì)某封征詢郵件予以解答，請(qǐng)確保將它轉(zhuǎn)發(fā)給合適的人員，并跟進(jìn)，確保征詢者得到合適的答案。?
3. 如果對(duì)一個(gè)主題，你已連續(xù)發(fā)送了兩次電子郵件，卻仍然沒(méi)有得到回復(fù)，不要繼續(xù)發(fā)電子郵件了，打電話給這個(gè)人，直接和他/她交談。
4. 如果對(duì)某封征詢函，你不能即刻回復(fù)，請(qǐng)發(fā)一封簡(jiǎn)短的郵件，告知發(fā)件人：“我會(huì)在下班前答復(fù)”，或任何其它適當(dāng)?shù)臅r(shí)間段。因?yàn)榘l(fā)件人并不知道，征詢郵件的接收者是否可以答復(fù)，重要的是讓發(fā)件人了解，你已經(jīng)收到他或她的查詢，并將給予答復(fù)。?
   ?
5. 如果你因私人原因不在辦公室，例如休假，可以用Lotus Notes（自動(dòng)回復(fù)系統(tǒng)）設(shè)定外出郵件自動(dòng)回復(fù)，具體方法如下：打開(kāi)Lotus Notes 界面，開(kāi)始>工具>外出> (Action>Tools>Out of Office>)。選定后，點(diǎn)擊日期選項(xiàng)卡，選擇你外出和返回的日期（還要查看下年份這欄），然后點(diǎn)擊啟用。?
6. 不要將收到的群發(fā)郵件設(shè)置在“外出郵件自動(dòng)回復(fù)”內(nèi)。通常群發(fā)郵件從性質(zhì)上來(lái)說(shuō)都是談個(gè)大概，發(fā)件人不需要立刻知道你在不在辦公室里。?
7. 回復(fù)郵件時(shí)，帶著原始郵件一并發(fā)送。很多人一天之內(nèi)都要寫(xiě)大量電子郵件，如果你只是突然給個(gè)答案或者解釋，發(fā)件人可能根本不記得當(dāng)初問(wèn)的是什么了。?
8. 回復(fù)的時(shí)候，看看哪些人需要抄送。如果收到的時(shí)候就是全組抄送的，那么全組成員就都需要看到你的回復(fù)，這樣有利于信息的流通。不用給歷史上所有的郵件參與者回復(fù)，你發(fā)送的數(shù)據(jù)對(duì)有些人來(lái)說(shuō)是不必要的。
9. 永遠(yuǎn)記?。喝绻阍趯?xiě)一封電子郵件的時(shí)候帶著情緒，別把它發(fā)出去！可以將它收入你的電子郵件草稿箱，第二天，當(dāng)你平靜下來(lái)的時(shí)候再讀一遍。看看你是否需要重新措辭，使其更商務(wù)化——遠(yuǎn)離情緒吧 (Sans émotion) ！